W mailu do przełożonego najbezpieczniej zacząć od formuły Szanowna Pani albo Szanowny Panie, a gdy w firmie panuje mniej formalna atmosfera – od Dzień dobry lub zwrotu z imieniem w wołaczu, np. Pani Anno. Unikaj powitania „Witam” i formy „Pan Tomasz” zamiast Panie Tomaszu.
Jak dobrać stopień formalności?
Nie ma jednej formuły dla każdej firmy. Dobrze jest obserwować, jak piszą do siebie inni pracownicy i jak pisze sam przełożony. Ogólna zasada: w pierwszym mailu i w sprawach oficjalnych wybierz formę bardziej grzeczną. Łatwiej potem przejść na swobodniejszy ton, niż naprawić wrażenie poufałości.
- Bardzo formalnie: Szanowna Pani Dyrektor, Szanowny Panie Prezesie, Szanowny Panie Profesorze
- Formalnie: Szanowna Pani, Szanowny Panie
- Uprzejmie, ale mniej oficjalnie: Dzień dobry, Pani Anno, Panie Tomaszu
- Swobodnie – tylko gdy przełożony sam przeszedł na „ty”: Cześć, Kasiu
Wołacz – nie „Pani Anna”, tylko „Pani Anno”
W zwrotach do adresata używamy wołacza: Pani Anno, Panie Marku, Pani Kierownik, Panie Dyrektorze. Formy mianownikowe, jak Pan Marek czy Pani Anna, w nagłówku maila są błędem. Uwaga na tytuły noszone przez kobiety: piszemy Pani Dyrektor, Pani Prezes, Pani Profesor – tytuł pozostaje nieodmieniony.
Dlaczego nie „Witam”?
„Witam” tradycyjnie należy do gospodarza, który wita gościa u siebie – i sugeruje, że piszący stoi wyżej od adresata. Wielu odbiorców, zwłaszcza starszych i na wyższych stanowiskach, uważa je za nieuprzejme. Neutralną alternatywą jest Dzień dobry, które sprawdza się o każdej porze dnia.
Interpunkcja i wielka litera
- Po zwrocie grzecznościowym stawiamy przecinek: Szanowna Pani,. Treść w nowym wierszu tradycyjnie zaczynamy wtedy małą literą. Jeśli wolisz wykrzyknik (Szanowna Pani!), dalszy tekst zaczynasz wielką literą.
- Zwroty Pan, Pani, Państwo i ich formy odnoszące się do adresata piszemy w korespondencji wielką literą z szacunku: Dziękuję Pani za odpowiedź, Przesyłam Panu raport.
- Po formule pożegnalnej Z poważaniem czy Pozdrawiam nie stawiamy przecinka – to zwyczaj angielski, a nie polski.
Jak zakończyć maila?
- Z poważaniem, Z wyrazami szacunku – najbardziej formalnie
- Łączę pozdrowienia, Pozdrawiam serdecznie – uprzejmie i neutralnie
- Pozdrawiam – dopuszczalne w codziennej korespondencji służbowej
- Pozdro, Buziaki – nigdy w mailu do przełożonego
Kilka zasad, które robią różnicę
- Temat maila powinien mówić, czego wiadomość dotyczy: Wniosek urlopowy – 12–16 maja, a nie Sprawa.
- Pierwsze zdanie – od razu do rzeczy. Przełożony ma dużo korespondencji.
- Formy grzecznościowe w treści: uprzejmie proszę, będę wdzięczna za informację, czy mogłabym prosić o….
- Unikaj trybu rozkazującego („Proszę odpisać do jutra”) – lepiej: Będę wdzięczny za odpowiedź do jutra.
- Przeczytaj przed wysłaniem – literówka w nazwisku adresata psuje najlepsze wrażenie.
Przykładowy mail
Szanowna Pani Dyrektor,
uprzejmie proszę o akceptację mojego wniosku urlopowego na dni 12–16 maja. W tym czasie moje zadania przejmie Tomasz Nowak, z którym omówiłam bieżące sprawy.
Z poważaniem
Anna Kowalska
Taki mail jest krótki, konkretny i uprzejmy – a to trzy cechy, które docenia każdy przełożony, niezależnie od kultury firmy.