Dobra autoodpowiedź o nieobecności mieści się w kilku zdaniach: informuje, od kiedy do kiedy cię nie ma, kiedy odpowiesz i do kogo można się zwrócić w pilnej sprawie. Wszystko ponad to jest zwykle zbędne.
Co musi się znaleźć w autoodpowiedzi?
- Informacja o nieobecności – jedno zdanie, bez tłumaczenia powodów.
- Daty – najlepiej z dniem powrotu, np. do 18 sierpnia włącznie albo wracam 19 sierpnia.
- Co się dzieje z wiadomościami – czy odpowiesz po powrocie, czy wiadomości nie będą przekazywane dalej.
- Kontakt zastępczy – imię, nazwisko i adres osoby, która pomoże w pilnej sprawie. Wpisz go tylko za jej zgodą.
- Zwrot grzecznościowy na początku i na końcu.
Czego unikać?
- Szczegółów prywatnych. Nie pisz, że jesteś na urlopie w Grecji, w szpitalu czy na pogrzebie. Wystarczy jestem nieobecna albo przebywam na urlopie.
- Numeru prywatnego telefonu. Autoodpowiedź trafia do każdego nadawcy, także do nieznajomych i do spamu.
- Żartów w korespondencji firmowej. To, co bawi współpracowników, może zdziwić klienta.
- Obietnic bez pokrycia. Zamiast odpowiem natychmiast po powrocie napisz odpowiem po powrocie.
- Nieaktualnych dat. Wyłącz autoodpowiedź po powrocie albo ustaw ją z automatycznym końcem.
Na co uważać językowo?
- Zapis dat. Najczytelniejszy jest zapis słowno-cyfrowy: od 4 do 18 sierpnia 2026 r. Przy zapisie cyfrowym zachowaj jeden format w całej wiadomości: 04.08.2026.
- Pisownia wyrazu. Autoodpowiedź piszemy łącznie i z dwoma „o” – tak jak autoodtwarzanie.
- Zwroty do adresata. W wiadomościach do wielu osób dobrze sprawdza się forma Państwo: Dziękuję za Państwa wiadomość. Zwroty grzecznościowe piszemy wtedy wielką literą.
- Przecinek po powitaniu. Po Dzień dobry albo Szanowni Państwo stawiamy przecinek, a treść zaczynamy od nowego wiersza – po przecinku zwykle małą literą, jak we wzorach poniżej.
- Proste konstrukcje. W pilnych sprawach proszę o kontakt z… brzmi lepiej niż W razie gdyby była pilna sprawa…
Wzory autoodpowiedzi
Wersja standardowa
Dzień dobry,
dziękuję za wiadomość. Do 18 sierpnia jestem nieobecny w pracy i nie mam dostępu do poczty. Odpowiem po powrocie. W pilnych sprawach proszę o kontakt z Anną Nowak: [email protected].
Z pozdrowieniami
Piotr Kowalski
Wersja krótka (np. na jeden dzień)
Dzień dobry,
dziś jestem poza biurem. Odpowiem na Państwa wiadomość jutro.
Pozdrawiam
Maria Wiśniewska
Wersja z informacją, że poczta nie będzie przekazywana
Szanowni Państwo,
od 4 do 18 sierpnia przebywam na urlopie. Wiadomości wysłane w tym czasie nie będą przekazywane dalej, dlatego w sprawach wymagających szybkiej odpowiedzi proszę pisać na adres [email protected].
Z wyrazami szacunku
Joanna Zielińska
W powyższych wzorach po zwrotach Z pozdrowieniami i Pozdrawiam nie ma przecinka – podpis w nowym wierszu wystarczy.
Autoodpowiedź w dwóch językach
Jeśli piszesz także z zagranicznymi kontrahentami, dodaj wersję angielską pod polską, oddzieloną pustym wierszem. Nie mieszaj języków w jednym zdaniu i zadbaj, żeby obie wersje zawierały te same daty i ten sam kontakt zastępczy.
Szybka lista kontrolna
- Czy daty są poprawne i czy podałeś dzień powrotu?
- Czy osoba zastępująca wie, że jej adres jest w wiadomości?
- Czy tekst nie zawiera informacji prywatnych?
- Czy autoodpowiedź wyłączy się sama albo czy pamiętasz, żeby ją wyłączyć?
- Czy przeczytałeś tekst jeszcze raz pod kątem literówek?