Obie formuły nadają się do oficjalnego pisma, ale nie są równoważne. Z poważaniem to uniwersalne, neutralne zakończenie korespondencji urzędowej i biznesowej, a z wyrazami szacunku brzmi bardziej uroczyście i sprawdza się tam, gdzie chcesz wyraźnie podkreślić szacunek dla adresata.
„Z poważaniem” – formuła na co dzień
To najbezpieczniejszy wybór, gdy piszesz do urzędu, firmy, kontrahenta albo osoby, której nie znasz. Formuła jest grzeczna, ale nie ceremonialna – nie wywyższa ani nie uniża nadawcy. Pasuje do reklamacji, wniosku, podania, oferty czy odpowiedzi na zapytanie.
- Pismo do spółdzielni mieszkaniowej w sprawie remontu.
- Odpowiedź na zapytanie ofertowe.
- Wniosek o wydanie zaświadczenia.
„Z wyrazami szacunku” – gdy chcesz okazać więcej
Ta formuła jest cieplejsza i bardziej osobista. Wybierzesz ją, pisząc do osoby zajmującej wysokie stanowisko, do kogoś starszego i zasłużonego, do promotora, rektora albo do adresata, któremu chcesz podziękować. Brzmi dobrze także w liście gratulacyjnym i kondolencyjnym. Jej odmianą jest zwrot Łączę wyrazy szacunku – nieco bardziej rozbudowany, ale równie stosowny.
Nie przesadzaj jednak z uroczystością. W zwykłej wymianie maili z działem obsługi klienta „z wyrazami szacunku” może zabrzmieć zbyt podniośle.
Jak dopasować zakończenie do początku
Zakończenie powinno być w tym samym tonie co zwrot otwierający list. Kilka sprawdzonych par:
- Szanowni Państwo → Z poważaniem
- Szanowny Panie Profesorze → Z wyrazami szacunku
- Dzień dobry → Pozdrawiam albo Z pozdrowieniami
- Droga Pani Aniu → Serdecznie pozdrawiam
Formuła Pozdrawiam jest dziś powszechna w mailach, ale w pierwszym kontakcie z nieznaną osobą bywa odbierana jako zbyt swobodna. Jeśli się wahasz, wybierz formułę bardziej oficjalną – nikt nie poczuje się urażony nadmiarem grzeczności.
Interpunkcja i zapis
Tu najczęściej zdarzają się błędy, zwykle pod wpływem angielskich wzorców korespondencji.
- Bez przecinka po formule: w polskim liście piszemy Z poważaniem, a podpis umieszczamy w nowym wierszu. Przecinek w tym miejscu to kalka z angielskiego.
- Bez kropki na końcu formuły.
- Wielka litera tylko na początku: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku – dalsze wyrazy małą literą.
- Nie skracaj formuły. Zapisy typu „Z pow.” czy „Pozdr.” w oficjalnym piśmie wyglądają niechlujnie.
Porównaj:
- Źle:
Z poważaniem,(a pod spodem podpis) - Dobrze: Z poważaniem (a pod spodem podpis)
Czego unikać?
- Łączenia formuł: Z poważaniem, pozdrawiam – wybierz jedną.
- Nadmiaru ozdobników: Z najwyższym wyrazem głębokiego szacunku brzmi sztucznie, a nawet ironicznie.
- Formuł potocznych w piśmie urzędowym: Pa, Buziaki, Do usłyszenia zostaw dla prywatnej korespondencji.
- Samego imienia bez nazwiska w podpisie oficjalnego pisma – adresat powinien wiedzieć, kto do niego pisze, a w piśmie firmowym także jakie stanowisko zajmujesz.
Krótko: którą formułę wybrać?
Gdy nie masz pewności – Z poważaniem. Gdy piszesz do kogoś, kogo chcesz szczególnie uhonorować, albo list ma charakter osobisty mimo oficjalnej formy – Z wyrazami szacunku. W mailu do znajomego współpracownika wystarczy Pozdrawiam. W każdym przypadku pamiętaj o jednym: po formule nie stawiamy przecinka.