Dobry e-mail do rekrutera jest krótki, konkretny i bezbłędny: w temacie mówi, o jakie stanowisko chodzi, w treści w kilku zdaniach tłumaczy, dlaczego do niego pasujesz, a na końcu zostawia jasny sposób kontaktu. Rekruter czyta dziesiątki takich wiadomości dziennie – im szybciej zrozumie twoją, tym lepiej.
Temat wiadomości
Temat to pierwsze, co zobaczy odbiorca, i często decyduje o tym, czy wiadomość zostanie otwarta od razu. Powinien zawierać nazwę stanowiska, ewentualnie numer referencyjny z ogłoszenia i twoje imię i nazwisko:
- Aplikacja na stanowisko specjalisty ds. marketingu – Anna Kowalska
- Kandydatura: młodszy księgowy (ref. KS/03) – Jan Nowak
Unikaj pustego tematu i ogólników w rodzaju CV czy Praca.
Powitanie
Jeśli znasz nazwisko rekrutera, zwróć się do niego bezpośrednio: Szanowna Pani, Szanowny Panie. Jeśli nie wiesz, kto przeczyta wiadomość, bezpiecznym i uprzejmym wyborem jest Dzień dobry albo Szanowni Państwo. W korespondencji zwroty grzecznościowe Pani, Pan, Państwo piszemy wielką literą także w dalszej części tekstu: Przesyłam Pani moje CV.
Nie zaczynaj od Witam. Tradycyjnie wita gospodarz gościa, a nadawca listu nim nie jest – dla wielu odbiorców to powitanie brzmi zbyt poufale.
Treść: trzy krótkie akapity
- Po co piszesz. Nazwij stanowisko i źródło ogłoszenia: Piszę w odpowiedzi na ogłoszenie opublikowane na Państwa stronie…
- Dlaczego ty. Dwa, trzy zdania o doświadczeniu lub umiejętnościach, które odpowiadają wymaganiom. Nie przepisuj całego CV – wybierz to, co najważniejsze dla tej oferty.
- Co dalej. Poinformuj o załącznikach i zaproponuj rozmowę: W załączeniu przesyłam CV i list motywacyjny. Chętnie opowiem więcej podczas rozmowy.
Załączniki
- Wysyłaj dokumenty w formacie PDF – wyglądają tak samo na każdym urządzeniu.
- Nazwij pliki czytelnie: Anna_Kowalska_CV.pdf, a nie dokument1.pdf.
- Sprawdź, czy załącznik naprawdę jest dołączony – list zapowiadający CV bez CV to częsta wpadka.
- Jeśli ogłoszenie tego wymaga, dołącz klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Zakończenie i podpis
Zakończ formułą grzecznościową: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku lub mniej oficjalnie Pozdrawiam serdecznie. Po takiej formule nie stawiamy przecinka – imię i nazwisko zapisujemy po prostu w następnym wierszu. Pod nazwiskiem podaj numer telefonu, a jeśli to przydatne – link do portfolio lub profilu zawodowego.
Ton i język
- Pisz uprzejmie, ale bez przesadnej wylewności. Byłabym zaszczycona, gdyby zechcieli Państwo łaskawie… brzmi sztucznie.
- Unikaj emotikonów, skrótów czatowych i wykrzykników.
- Jeśli piszesz na „ty”, bo tak zwracał się do ciebie rekruter, zachowaj tę formę konsekwentnie.
- Pisz z adresu, który zawiera twoje imię i nazwisko, a nie pseudonim sprzed lat.
Przed wysłaniem
- Sprawdź pisownię nazwiska rekrutera i nazwy firmy – błąd w nich razi najbardziej.
- Przeczytaj wiadomość na głos; wyłapiesz powtórzenia i zbyt długie zdania.
- Upewnij się, że przecinki stoją przed „że”, „który”, „ponieważ”.
- Jeśli po tygodniu lub dwóch nie ma odpowiedzi, możesz wysłać krótkie, uprzejme przypomnienie – jedno, nie kilka.